Czy czujesz się zdezorientowany, gdy słyszysz o systemach zarządzania ISO?
Otrzymałeś od swojego szefa zadanie wdrożenia systemu zarządzania ISO w swojej firmie. Od wielu godzin, przeszukujesz interent, próbując dowiedzieć się, czym są normy ISO i co oznaczają te wszystkie liczby. Podczas swoich poszukiwań napotykasz niejasne zwroty, takie jak „pomaga poprawić wydajność” i „napędza ciągłe doskonalenie”, ale żadne z nich nie przedstawia wyraźnego obrazu tego, jak działa system zarządzania ISO. Pytałeś innych osób, ale nikt nawet nie słyszał o ISO, ani nie zdaje sobie sprawy z ich znaczenia i rozpowszechnienia w życiu codziennym. Czujesz się zagubiony…
Ale nie martw się, ten artykuł został napisany po to aby przybliżyć Cię do świata systemów ISO i rzucić na niego nieco światła.
Czym więc są systemy zarządzania i dlaczego warto je mieć?
Zacznijmy od analogii. Wyobraź sobie, że jedziesz samochodem do miejsca, w którym nigdy wcześniej nie byłeś. W najlepszym razie masz ogólne pojęcie, jak się tam dostać - jakie drogi wybrać, jakich punktów orientacyjnych szukać, ale niczego nie możesz być pewien. W najgorszym przypadku wyruszasz w podróż i masz nadzieję, że po drodze pojawi się jeden lub dwa drogowskazy, które pomogą Ci utrzymać się na właściwej drodze, nie mając pojęcia, jak długo potrwa podróż.
Teraz wyobraź sobie, że masz nawigację satelitarną. Stres i poczucie niepewności zniknęły. Nagle pojawia się wiele tras, o których wiesz, że doprowadzą Cię do celu, biorąc pod uwagę natężenie ruchu oraz wszelkie utrudnienia, które możesz napotkać na swojej drodze.
Dzięki nawigacji satelitarnej znasz przybliżony czas podróży i możesz zagwarantować, że jeśli ponownie pojedziesz tą trasą, konsekwentnie dotrzesz do właściwej lokalizacji w tym samym czasie (pod warunkiem, że nie napotkasz problemów).
Nawigacja satelitarna również pomogła ci zapewnić bezpieczeństwo. Ostrzega przed ostrymi zakrętami, ograniczeniami prędkości oraz utrudnieniami.
Podsumowując, posiadanie nawigacji satelitarnej jest jak posiadanie systemów zarządzania. Systemy zarządzania zapewniają, że masz właściwy proces, że Twój zespół jest przeszkolony i w pełni świadomy tego, jak skutecznie świadczyć usługi i osiągać cele twojej organizacji. Systemy zarządzania zapewniają spójność wykonywanych czynności, dążenie do celu i robienie tego w sposób jak najbardziej bezpieczny i minimalizujący marnotrawstwo zasobów.
Procesy i procedury
Formalnie rzecz biorąc, system zarządzania składa się z szeregu procesów i procedur, które firma będzie przestrzegać podczas dostarczania swoich produktów i usług. Funkcją systemu zarządzania jest pomoc organizacjom w osiągnięciu określonych celów - z których najczęstszymi są:
Dla każdego z tych celów istnieje odrębny Standard Systemu Zarządzania.
Czym jest ISO i jakie są standardy ISO?
ISO to nazwa nadana Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej. ISO pochodzi od greckiego słowa isos, co oznacza równość. Zasadniczo ISO jest organizacją, której celem jest zapewnienie spójności w sposobie działania firm na całym świecie, zapewniając konsumentom usługi i produkty najwyższej jakości.
Jest to pozarządowa federacja złożona z przedstawicieli 164 krajowych organów normalizacyjnych, którzy spotykają się raz w roku w centrali w Genewie, aby oferować światowej klasy fachową wiedzę i opracowywać oparte na konsensusie normy przemysłowe. Normy te z kolei są publikowane z zamiarem wspierania organizacji we wdrażaniu efektywnych systemów zarządzania w ich działalności.
Normy ISO są wszędzie. Do tej pory ISO opublikowało ponad 22 000 międzynarodowych standardów i powiązanych dokumentów, które dotyczą prawie każdej branży - od bezpieczeństwa żywności po bezpieczeństwo informacji i ochronę zdrowia, a także nowe technologie. Tak więc telefon, tablet lub komputer, którego używasz do wyświetlenia tego artykułu, prawdopodobnie został wyprodukowany zgodnie ze wskazówkami standardów ISO.
Same normy ISO to dokumentacja leżąca u podstaw systemów zarządzania. Wyszczególniają wymagania i specyfikacje, które pozwalają firmom upewnić się, że posiadają w pełni funkcjonalne systemy zarządzania.
Rodzina norm ISO
Normy ISO są tworzone w seriach, zwanych także rodzinami. Oznacza to, że obejmują one różne wersje tego samego standardu.
Przykładowo w rodzinie norm ISO 9000 możemy wyróżnić m.in. normę ISO 9001, która określa podstawowe wymagania, jakie należy spełnić, aby wdrożyć System Zarządzania, który pokazuje, że Twoja organizacja może konsekwentnie dostarczać produkty i usługi, które spełniają potrzeby klientów, a także obowiązujące przepisy ustawowe i wymogi regulacyjne.
Wdrażając System Zarządzania 9001, możesz zdecydować się na zastosowanie praktyk opisanych w ISO 9004, ponieważ ma on na celu usprawnienie systemu zarządzania jakością w osiąganiu celów i zadań biznesowych oraz zawiera wytyczne dotyczące zwiększania zdolności organizacji do osiągania sukcesu.
Istnieją również dodatkowe wytyczne pomocnicze, takie jak ISO 19011 (wytyczne dotyczące audytu systemów zarządzania), które mogą być cenne, ponieważ zawierają wytyczne dotyczące programów audytu, przeprowadzania audytów wewnętrznych lub zewnętrznych oraz informacje o kompetencjach audytora.
Aktualizacje norm
ISO stale przegląda i aktualizuje zawartość swoich norm ISO, a średnio raz na 3-5 lat wydaje nową wersję standardu. Powodem, dla którego normy ISO są przedstawiane za pomocą liczb, jest to, że numery nie muszą być tłumaczone w poszczególnych krajach. Zainteresowana strona, bez względu na lokalizację, może ocenić, który system zarządzania posiada dana organizacja odnajdując w dokumentacji odpowiedni numer ISO . W przypadku rodziny 9000 kod liczbowy reprezentuje standardy związane z zarządzaniem jakością.
Certyfikat ISO
Aby wykorzystać standardy ISO na swoją korzyść, warto uzyskać certyfikat od tzw. jednostki certyfikującej np. ISOQAR. Aby to zrobić, firma musi być w stanie wykazać przestrzeganie ustalonych wymagań w obecności wykwalifikowanego audytora.
Firmy posiadające certyfikowane systemy zarządzania ISO nie tylko otrzymują omówione wcześniej korzyści, ale są także bardziej wiarygodne w oczach klientów i partnerów biznesowych, ponieważ w ten sposób wykazują międzynarodowy poziom działania. To z kolei może zapewnić przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwom, które biorą udział w przetargach lub chcą wejść na zagraniczne rynki.
Przykłady norm ISO
Najprawdopodobniej z większością z nich już się kiedyś spotkałeś, ale na wszelki wypadek, prezentujemy poniżej bardzo krótki zarys najpopularniejszych norm ISO.
Numer jeden to bez wątpienia najbardziej znana norma ISO 9001. Jest to międzynarodowo uznany standard zarządzania jakością. Używany jest on przez ponad milion firm na całym świecie i zapewnia, że organizacje te dostarczają produkty i usługi najwyższej jakości.
Inną popularną normą ISO jest 14001 - zarządzanie środowiskiem. Ze względu na bardzo realne zagrożenia spowodowane przez zmiany klimatu, dla przedsiębiorstw ważniejsze niż kiedykolwiek jest ograniczenie ich negatywnego wpływu na środowisko naturalne. Z pomocą przychodzi tutaj właśnie ISO 14001, którego celem jest m.in ograniczenie liczby odpadów i poprawa efektywności wykorzystywania dostępnych zasobów.
We współczesnym trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie organizacji bez skomplikowanych systemów informatycznych przetwarzających i gromadzących dane. Niestety systemy te są narażone na wiele niebezpieczeństw jak np. uszkodzenie lub kradzież danych klienta. ISO 27001 - Zarządzanie bezpieczeństwem informacji pomaga zapewnić, że dane te są zawsze chronione, zarówno w trybie online, jak i offline.
ISO 45001 jest to międzynarodowy standard bezpieczeństwa i higieny pracy. Jego wdrożenie pomaga firmom zmniejszyć prawdopodobieństwo wypadków i naruszeń przepisów BHP.
Czym jest certyfikacja i jak przebiega proces certyfikacji?
Gdy wszystkie wymagania standardu ISO są spełnione, co może zostać potwierdzone przez wykonanie auditów wewnętrznych, organizacja może przystąpić do auditu zewnętrznego. Powinien on zostać wykonany przez stronę trzecią - akredytowaną jednostkę certyfikującą - np. ISOQAR.
Proces certyfikacji ISO przebiega dwuetapowo. Etap I to przegląd dokumentacji, a Etap II polega na sprawdzeniu funkcjonowania systemu zarządzania w organizacji. Zachęcamy do zapoznania się z ogólnym schematem przeprowadzenia Etapu I certyfikacji i Etapu II certyfikacji w zakładce Proces certyfikacji.
Podczas certyfikacji standardu ISO, Auditor dokona przeglądu czym dla organizacji jest system zarządzania oraz określi czy ustanowione cele programów zarządzania są mierzalne i osiągalne. Następnie sprawdzi czy metody pracy są zgodne z procedurami i wyznaczonymi celami, a odpowiednie zapisy są utrzymywane.
Po pozytywnie zakończonej certyfikacji zostanie wydany certyfikat ISO. Kolejnym etapem są audity przeglądowe, które mają na celu zapewnienie, że system zarządzania jest skuteczny, doskonalony i nadal spełnia wymagania standardu.
Ile kosztuje uzyskanie certyfikatu ISO?
Koszt certyfikacji uzależniony jest od wielu czynników m.in. wielkości organizacji, liczby pracowników oraz tego czy organizacja posiada jedną czy kilka lokalizacji. Dlatego w celu uzyskania niezobowiązującej oferty zachęcamy do wypełnienia krótkiego zapytania ofertowego lub kontaktu telefonicznego z naszym specjalistą.
Mamy nadzieję, że niniejszy artykuł był pomocny. Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące czegokolwiek związanego z ISO, skontaktuj się z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego lub zadzwoń pod numer 22 649 76 64. Chętnie Ci pomożemy.