Rodzaje i znaczenie audytów
Skontaktuj się z nami
Menu
PLENUA
Home/Baza wiedzy/Jakość, środowisko, BHP/Rodzaje i znaczenie audytów

Rodzaje i znaczenie audytów

Rodzaje i znaczenie audytów

 

Audyty, szczególnie te przeprowadzane w celu udowodnienia zgodności z wymaganiami standardu ISO, są rodzajem inspekcji polegających na gruntownej analizie systemu organizacji, w celu weryfikacji jego zgodność z określoną normą ISO. Audyty przeprowadza się w celu zapewnienia wystarczającej zgodności z wymaganiami systemów zarządzania oraz w celu śledzenia i poprawy wydajności procesów w organizacji. Istnieją różne rodzaje audytów, w zależności od tego co mają zbadać lub kim są przeprowadzający je audytorzy. W niniejszym artykule omówimy najczęściej spotykane rodzaje audytów, których doświadczysz w każdym cyklu certyfikacji.

 

Rodzaje audytów

Klasyfikacja rodzajów audytów opiera się przede wszystkim na relacjach między audytowanymi a audytorami. W przypadku audytów na zgodność z wymaganiami ISO wyróżnić możemy dwa główne typy: audyty wewnętrzne i zewnętrzne.

 

Audyty wewnętrzne

Są one przeprowadzane przez audytorów wewnętrznych zatrudnionych przez kontrolowaną organizację, innymi słowy audytorzy są pracownikami organizacji którą audytują. Audyty wewnętrzne wykonywane są w firmie w celu zweryfikowania skuteczności własnych procedur oraz sprawdzenia zgodności z międzynarodowymi standardami oraz identyfikacji ewentualnych niedociągnięć. Audytor wewnętrzny posiada zazwyczaj praktyczną wiedzę na temat audytowanej organizacji i wie, „co sprawia, że ​​Twoja organizacja działa”. Audyty wewnętrzne mają na celu wniknięcie głęboko w realizowane procesy i odkrycie wszystkiego, co jest lub może być niezgodne z wymaganiami standardu. Podczas audytów wewnętrznych audytorzy powinni dążyć do zidentyfikowania wszystkich nieprawidłowości, dzięki czemu możliwe będzie usprawnienie funkcjonowania Twojej organizacji.

 

Dobrą praktyką jest aby audyty wewnętrzne prowadzone były przez zespół audytowy składający się z pracowników innego działu niż ten który podlega audytowi. Takie rozwiązanie pozwoli zachować bezstronność i pozwoli ograniczyć możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Zespół audytorów wewnętrznych, znając doskonale kontekst swojej organizacji oraz sposób jej funkcjonowania może zaoferować bardziej szczegółowe i przydatne informacje zwrotne na temat sposobu jej działania aniżeli audytorzy zewnętrzni.

 

Audyty wewnętrzne pozwalają także na sprawdzenie firmy i zapewnienie zgodności z wymaganiami standardu w bardziej swobodnym i przyjaznym otoczeniu, a także generują przy tym niższe koszty. Dzieje się tak, ponieważ audytor wewnętrzny jest jednocześnie pracownikiem organizacji, którą audytuje. Ważne aby uświadomić pozostałych współpracowników, że audytor wewnętrzny jest ich przyjacielem a nie wrogiem. Podobnie jak w przypadku każdego audytu, nie powinno się ukrywać żadnych informacji ani wprowadzać w błąd audytora. Wręcz przeciwnie, audyt wewnętrzny należy postrzegać jako idealną okazję do uczenia się i eliminowania wszelkich niedociągnięć, a także okazję do udowodnienia audytorowi zewnętrznemu, że organizacja podchodzi poważnie do swojego systemu i pracuje nad jego ciągłym doskonaleniem. Audyty wewnętrzne to także niezbędne narzędzie, które pozwoli Ci przygotować się do audytu zewnętrznego.

 

W większości międzynarodowych standardów, w tym w normach z rodziny ISO, audyty wewnętrzne traktowane są jako ważna część procesu ciągłego doskonalenia organizacji, ponieważ umożliwiają one monitorowanie i przeglądanie wydajności procesów. Audyty wewnętrzne dają organizacji możliwość zidentyfikowania potencjalnego ryzyka i luk w systemie oraz zaprojektowania działań naprawczych, zanim zaczną generować poważne koszty dla firmy. Pomagają również śledzić i dokumentować ewentualne zmiany.

 

Audyty wewnętrzne są zwykle przeprowadzane przynajmniej raz w roku. Co ważne, ustalenia z audytu wewnętrznego nie będą narażać Twojej certyfikacji i pomogą udowodnić audytorowi zewnętrznemu, że przestrzegasz wymagań normy.

 

Jak zostać audytorem wewnętrznym ISO?

Audytorem wewnętrznym systemu zarządzania zostać może praktycznie każdy, zarówno szeregowy pracownik, pełnomocnik ds. ISO, jak również przedstawiciel kadry kierowniczej. W przypadku większych organizacji często jeden audytor wewnętrzny to za mało. Warto również pamiętać, że audytor wewnętrzny powinien być bezstronny dlatego nie powinien on audytować obszarów, za które jest odpowiedzialny.

 

Osoby pełniące funkcję audytora wewnętrznego, powinny wykazać się przede wszystkim bardzo dobrą znajomością wymagań normy, zgodnie z którą będą audytować system. Oznacza to, że audytor wewnętrzny systemu zarządzania jakością musi znać bardzo dobrze strukturę i wymagania normy ISO 9001, a audytor systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji normę ISO/IEC 27001.

 

Drogę do uzyskania kwalifikacji audytora wewnętrznego systemu zarządzania najlepiej rozpocząć od szkolenia na audytora wewnętrznego zgodnie z danym systemem zarządzania. Uczestnicy szkolenia nie tylko dowiedzą się jak właściwie interpretować wymagania normy oraz jakich szukać dowodów ale nauczą się także w jaki sposób zaplanować, przygotować i przeprowadzić audyt, a także jak przygotować raport z audytu. Więcej na temat szkoleń dowiesz się TUTAJ.

 

Audyty zewnętrzne

Audyty zewnętrzne, nazywane również audytami „trzeciej strony”, są przeprowadzane przez niezależnych audytorów spoza Twojej organizacji i zapewniają zainteresowanym stronom przejrzystość i pewność, że w Twojej organizacji działa naprawdę skuteczny system zarządzania. Obiektywne oceny i informacje zwrotne umożliwiają tym zainteresowanym stronom lepsze informowanie o Twojej organizacji. W przypadku większości norm ISO nie jest wymagane ujawnianie wyników audytu, ale jeśli otrzymasz pozytywną informację zwrotną, warto wykorzystać ją do promowania swojego biznesu.

 

Audytorzy zewnętrzni są zwykle zatrudniani przez akredytowaną jednostkę certyfikującą taką jak ISOQAR i wyznaczani do audytowania organizacji podczas 3-letniego cyklu certyfikacji. Audytor podczas audytu będzie zbierał dowody, które pozwolą mu ocenić czy Twój system zarządzania jest zgodny z wymaganiami standardu ISO. Efektem tego jest zatwierdzenie lub zawieszenie certyfikatu do czasu podjęcia działań naprawczych. Należy zauważyć, że długość audytu zewnętrznego jest określana na podstawie szeregu wymagań, które obowiązują wszystkie akredytowane jednostki certyfikujące. Nie ma tutaj zatem miejsca na dowolność.

 

Działania korygujące należy podjąć, jeśli audytor zewnętrzny stwierdzi niezgodność w systemie, która zostanie szczegółowo opisana na spotkaniu zamykającym oraz w raporcie. Audyty zewnętrzne są konieczne, jeśli chcesz uzyskać akredytowany certyfikat ISO,  są one także świetnym sposobem na wsparcie Twojej organizacji w bezstronnej ocenie i jej rozwój.

 

Audyty to stresujący okres dla większości organizacji. Pracownicy mogą postrzegać audytorów jako szpiegów, którzy chcą wydobyć na światło dzienne ich błędy i niedociągnięcia. Ważne jednak, aby wyjaśnić prawdziwą rolę audytów i uspokoić swoich pracowników, że audyt ma na celu pokazać, w jaki sposób firma może działać efektywniej, a nie wskazywać winnych.

 

Audyty wewnętrzne z kolei powinny być okazją do wypowiedzenia się przez pracowników, i szansą do skupienia się na aspektach i procesach, które można usprawnić. Audytorem wewnętrznym powinna być osoba, która doskonale rozumie twoją organizację, ale która może pozostać obiektywna. Podczas audytu wewnętrznego audytor będzie chciał znaleźć obszary wymagające poprawy, więc nie ukrywaj ani nie unikaj rzeczy, które ułatwiają Ci pracę.

 

Proces certyfikacji

W przypadku audytów zewnętrznych stawka jest zwykle o wiele wyższa. Należy jednak pamiętać, że rolą audytora nie jest odebranie twojego certyfikatu, a wręcz przeciwnie, zebranie dowodów, które potwierdzą, że certyfikat należy się Twojej organizacji. Cykl audytu zewnętrznego trwa 3 lata, w pierwszym roku przeprowadzany jest tzw. audyt certyfikujący, a w drugim i trzecim roku tzw. audyty nadzoru, które zapewniają utrzymanie certyfikatu.

Audyt certyfikujący składa się z dwóch etapów:

  • Etap I (przegląd dokumentacji) - Celem Etapu I auditu certyfikującego, zwanego przeglądem dokumentacji, jest ocena udokumentowanych polityk i procedury Twojej organizacji na zgodność z wymaganiami standardu. Podczas przeglądu dokumentacji audytor określa również i zgłasza wszelkie ewentualne braki, które należy skorygować przed Etapem II certyfikacji.
  • Etap II (audyt organizacji) - zazwyczaj odbywa się w ciągu jednego tygodnia po ukończeniu Etapu I. Jest on przeprowadzony zgodnie z planem audytu przedstawionym pod koniec Etapu I. Podczas Etapu II certyfikacji wykonuje się audyt organizacji na zgodność z systemem zarządzania opisanym w dokumentacji systemowej, przez zebranie obiektywnych dowodów. Równie ważnym kryterium audytu jest weryfikacja zgodności, które zostały określone w odpowiednich normach.

 

Audyty przeglądowe odbywają się przed upływem 12 miesięcy i 24 miesięcy od daty certyfikacji. Głównym ich celem jest zapewnienie, że ​​system zarządzania jest skuteczny i nadal spełnia wymagania standardu. Ponadto Audytor potwierdza prawidłowość użytkowania i posługiwania się certyfikacją przez badanie funkcjonowania systemu zarządzania przez ostatni rok.

 

Audyty zewnętrzne są zwykle bardziej formalne, ale nadal powinny być postrzegane przez organizację jako okazja do uczenia się i rozwoju. Nie ukrywaj ani nie unikaj tematów ze swoim audytorem i upewnij się, że jesteś przygotowany do złożenia sprawozdania z ustaleń z audytu wewnętrznego oraz tego, w jaki sposób wprowadzasz zmiany i ulepszenia z tych audytów. Audyty stron trzecich powinny stanowić wartość dodaną dla Twojej organizacji i dać szansę wykazania, że ​​prowadzisz skuteczny i odnoszący sukcesy biznes.

 

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat certyfikacji systemów ISO skontaktuj się z nami za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego znajdującego się poniżej lub zadzwoń pod numer 22 649 76 64

Skontaktuj się z nami

„Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej RODO) informujemy, iż Administratorem Państwa danych osobowych jest ISOQAR CEE sp. z o.o  z siedzibą w Warszawie,  adres: ul.   Wąwozowa 11,  02-796 Warszawa.  Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celach kontaktowych niezbędnych do realizacji usługi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.„

>>Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez ISOQAR CEE sp. z o.o jako administratora danych osobowych, w celach otrzymywania informacji handlowych i marketingowych wysyłanych na podany adres e-mail na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Więcej informacji w Polityka prywatności

Mapa strony
ISOQAR CEE sp. z o.o z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Wąwozowa 11, 02-796 Warszawa, NIP 9512091016, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000178492, wysokość kapitału zakładowego: 50.000,00 zł

Projekt i realizacja:

Media Solutions Group&Web Development

Regulamin plików cookies

Klauzula informacyjna newsletter

Polityka prywatności

Klauzula informacyjna w zakresie przetwarzania danych osobowych na potrzeby newsletter

W związku z obowiązywaniem od dnia 25 maja 2018 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119, str. 1), zwanego dalej „rozporządzeniem RODO”, informujemy, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ISOQAR CEE sp. z o.o  z siedzibą w Warszawie,  adres: ul.   Wąwozowa 11,  02-796 Warszawa, NIP 9512091016, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego  przez Sąd Rejonowy w dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000178492, 

  2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Krzysztofa Radtke, z którym można się skontaktować drogą elektroniczną: iod@isoqar.pl

  3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach wysyłki i otrzymywania newslettera.

  4. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywać się będzie na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE RODO

  5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu cofnięcia przez Panią/Pana zgody. 

  6. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą podmioty, którym Administrator zleca wykonywanie czynności, z którymi wiąże konieczność przetwarzania danych (podmioty przetwarzające) oraz podmioty publiczne na podstawie odrębnych przepisów prawa. 

  7. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. 

  8. Ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

  9. W przypadku uznania, że przetwarzanie przez Administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). 

  10. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem wysyłki newslettera.

  11. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą poddawane profilowaniu.

  12. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego (UK).

Klauzula informacyjna zapytanie ofertowe

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej RODO) informuję, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ISOQAR CEE sp. z o.o  z siedzibą w Warszawie,  adres: ul.   Wąwozowa 11,  02-796 Warszawa, NIP 9512091016, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego  przez Sąd Rejonowy w dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000178492, 

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Krzysztofa Radtke, z którym można się skontaktować drogą elektroniczną:  iod@isoqar.pl

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:

•             odpowiedzi na zapytanie ofertowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO

więcej informacji pod linkiem

•             kontaktu w celu przekazania informacji marketingowych i handlowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO

•             w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, polegającego na ewentualnym ustaleniu lub dochodzeniu roszczeń lub obronie przed roszczeniami, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą wspólnicy i pracownicy Administratora w zakresie swoich obowiązków służbowych na podstawie upoważnienia.

5. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej;

6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia współpracy lub do czasu cofnięcia przez Pani/Pana zgody.

7. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do przenoszenia danych.

8. Ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego- Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.;

9. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne w celu realizacji przedmiotu umowy/ jest konieczne w związku z przepisami szczególnymi ustawy (przetwarzanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym). W przypadku niewyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowy, Administrator może zrezygnować z zawarcia umowy.

10. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania tzn. żadne decyzje wywołujące wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób na nią istotnie wpływające nie będą oparte wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu danych osobowych i nie wiążą się z taką automatycznie podejmowaną decyzją.