Raport 8D jako narzędzie zamykania niezgodności w normach ISO

Podczas audytów norm z rodziny ISO często pojawiają się niezgodności. Ludzie rozumiejący te normy wiedzą, że niezgodność to potencjalna możliwość do ciągłego doskonalenia. Aby tak się stało, należy w sposób metodyczny rozwiązywać problemy, których dotyczą niezgodności. Jedną z metod pracy z niezgodnościami jest raport 8D. Jest to 8 kolejnych działań jakie należy podjąć aby rozwiązać problem ale również zapobiegać jego ponownemu wystąpieniu.

Poniżej przedstawię 8 kroków z których składa się raport 8D

1D Grupa robocza

Należy ustalić grupę roboczą tak aby jej praca była jak najbardziej efektywna. W tym celu grupa powinna spełniać poniższe wymagania:

• Optymalna liczba członków grupy to od 5 do 8 osób.
• Lider zespołu oraz jego kompetencje powinny być jasno określone.
• Zespól jest interdyscyplinarny – jego członkowie to ludzie z różnych poziomów organizacji.
• Członkowie posiadają dobrą znajomość omawianych wyrobów i procesów.
• Członkowie posiadają uprawnienia, które mogą być pomocne podczas wdrażania rozwiązań.

2D Opisanie problemu

Najlepiej przeprowadzić opis problemu podając następujące dane:

• Opis zdarzenia  i wszystkie jego znane szczegóły.
• Określenie miejsca wystąpienia.
• Ustalenie momentu pojawienia się problemu.
• Ilość wyrobu, który został objęty błędem.
• Użyte sposoby identyfikacji.
• Informacja o konsekwencjach dla klientów.

3D Akcja natychmiastowa

Należy podjąć natychmiastowe działania, mające na celu zminimalizowanie skutków i zagrożeń wynikłych z zaistniałego problemu.

Przykładowe akcje natychmiastowe to:

• Wstrzymanie wysyłek do chwili rozwiązania problemu.
• Segregowanie gotowego wyrobu na produkcji oraz na magazynie, gdzie mógł już trafić.
• Wysłane informacji do klienta jeżeli produkt już do niego trafił.
• Kontakt z dostawcami, jeżeli mogli oni być przyczyną problemu.

4D Znalezienie przyczyny źródłowej

Jest to ważny etap, który ma na celu zapobieganie ponownemu wystąpieniu problemu. W tym celu można użyć jednego z narzędzi do identyfikacji przyczyn źródłowych jakim jest diagram Ishikawy. Przyczynę źródłową należy określić w sposób jednoznaczny i spójny.

5D Akcja korekcyjna

Akcje korekcyjne maja na celu faktyczne rozwiązania pojawiającego się problemu.  Mogą one być następujące:

• Wprowadzenie do procesu dodatkowej kontroli.
• Dodanie nowej operacji testowania wyrobu.

6D Weryfikacja akcji korekcyjnej

Na tym etapie ustalamy skuteczność oraz poprawność ustalonej przyczyny źródłowej. Jeżeli poprawy nie widać, trzeba wrócić do kroku 4D i przeanalizować możliwe błędy. Dobrym sposobem na weryfikację jest prześledzenie mierzalnych wskaźników, które z nich bezpośrednio wynikają.

7D Akcja zapobiegawcza

Należy określić działania zapobiegające pojawieniu się problemu w przyszłości. To kolejne działania, które powinny być wdrożone po działaniach korekcyjnych. Często takie działania ingerują bezpośrednio w parametry procesu, materiału lub wyrobu.

8D Ocena i zamknięcie 8D

W ostatni etap zaangażowany jest lider grupy lub dodatkowo klient, jeśli wyroby wadliwe trafiły do klienta. Oceniają oni skuteczność. Ocena powinna opierać się na danych i wskaźnikach mierzalnych a nie na subiektywnym odczuciu. Po ocenie można zamknąć raport a wyniki zaprezentować grupie oraz innym zainteresowanym członkom organizacji.

Systematyczne i ustandaryzowane podejście do zidentyfikowania przyczyn źródłowych wpłynie z pewnością nie tylko na wyniki auditów lecz i na ciągłość działania organizacji.