Tom Martin Ball, kierownik Sektora Bezpieczeństwa Informacji ISOQAR i ekspert ds. ciągłości działania, opowiada o roli systemów zarządzania ciągłością działania i normy ISO 22301 w obliczu kryzysu związanego z koronawirusem.
W obliczu kryzysu słowa „nie panikuj” mogą wydawać się nieodpowiednią reakcją. Ale wbrew pozorom tak właśnie powinniśmy się zachować. Najważniejsze to zachować spokój i starannie przemyśleć sprawy oraz zaplanować działania, które uchronią Twoją organizację przed katastrofą.
Mówiąc o systemach zarządzania ciągłością działania należy podkreślić ważną kwestię, pomimo tego, że wiele osób używa tych terminów zamiennie, „ciągłość działania” nie oznacza „odzyskiwania zdolności do działania po awarii”. Przy dobrym planowaniu Twoja organizacja nigdy nie powinna zostać doprowadzona dp katastrofy i dlatego nie będzie musiała ograniczać jej skutków.
Faktem jest, że jeżeli rzeczywiście Twoją organizację dotknie katastrofa, możesz już nigdy nie wrócić do gry. Warto przypomnieć sobie zamach bombowy w Manchesterze z 1996 roku, po którym ponad 40% firm dotkniętych jego skutkami przestało działać, nigdy już nie wracając na rynek.
Jak więc planować?
ISO 22301 to system zarządzania ciągłością działania, który zapewnia ustrukturyzowane podejście do tego tematu i zapewnia organizacjom idealną platformę do zarządzania ryzykiem w sytuacjach kryzysowych, niezależnie od tego, czy jest to koronawirus, czy zalana piwnica.
Niniejszy artykuł nie stanowi rodzaju samouczka, jak wdrożyć ISO 22301, ale przedstawia kilka istotnych przemyśleń na temat jego przydatności oraz spraw, które należy przemyśleć niezależnie od tego, czy organizacja chce formalnie wdrożyć system ISO 22301 czy nie.
Krok 1 - Gdzie jesteś?
Aby uzyskać odpowiedź na to pytanie można zorganizować 30-minutowe spotkanie dla menedżerów w formie burzy mózgów, podczas której zidentyfikowane zostaną najważniejsze kwestie dla funkcjonowania Twojej organizacji.
W tym celu można wykorzystać tzw. metodę 5W (z ang. kto, co, dlaczego, kiedy i jak), która pomaga w wykrywaniu przyczyn problemów. Zadawanie pytań „Dlaczego?” pozwala dojść do źródła zakłóceń, gruntownie zbadać ich przyczynę i skupić się na ich skutecznym rozwiązywaniu.
W tym punkcie należy określić:
Radzimy aby rozważania te rozpocząć od odpowiedzi co właściwie robisz, czym zajmuje się Twoja organizacja? Następnie możesz ustalić, kto potrzebuje tego, co robisz i kiedy. Część realizowanych przez Ciebie procesów jest krytyczna z punktu widzenia Twoje organizacji, pozostałe nie tak bardzo. Warto tutaj również określić jak długo Ty i Twoi klienci możecie się bez nich obejść?
Krok 2 - Zasoby
Jednym z najważniejszych, o ile nie najważniejszym zasobem każdej organizacji są pracownicy. W tym miejscu należy zastanowić się jak ewentualne braki kadrowe mogą wpłynąć na Twój biznes i zdolność do realizacji celów.
Rząd Wielkiej Brytanii oszacował, że jedna piąta siły roboczej będzie dotknięta koronawirusem, z czego blisko 50% w ciągu najbliższych 3 tygodni.
Zakładając dość optymistycznie, że COVID-19 przypomina grypę sezonową (mamy tu na myśli właściwą grypę, a nie tylko przeziębienie), chorzy najprawdopodobniej nie będą zdolni do pracy przynajmniej przez okres 2 tygodni.
Na tej podstawie można oszacować, że w większości organizacji zasób siły roboczej spadnie co najmniej o 3–10%. Liczby te nie wydają się być duże, jednak należy pamiętać, że to jedynie część skutków.
Według szacunków, 22% incydentów związanych z ciągłością działania jest spowodowanych problemami z opieką nad dziećmi. Decyzje o zamknięciu szkół i przedszkoli z pewnością wpłyną na znaczną liczbę pracowników. Jeżeli doda się do tego opiekę nad chorymi i starszymi krewnymi skala problemu rośnie.
Wielu pracodawców musi zmierzyć się z zupełnie nowymi wyzwaniami, takimi jak praca zdalna. W tym miejscu należy upewnić się, że w Twojej organizacji opracowane zostały odpowiednie procedury i plany postępowania. Należy upewnić się, czy pracownicy mają laptopy oraz dostęp do internetu szerokopasmowego o odpowiedniej prędkości? Co z bezpieczeństwem danych? Czy mają firmowy telefon komórkowy? Czy ich zestaw jest ubezpieczony, gdy zabiorą go do domu? Czy zamierzasz partycypować w kosztach energii elektrycznej? Pytań jest wiele i na wszystkie trzeba znaleźć odpowiedzi.
W tym miejscu warto też się zastanowić, czy pracownicy, którzy nie zostaną dotknięci skutkami koronawirusa mogą tymczasowo przejąć obowiązki osób, które przebywają na zwolnieniu? Trzeba zatem przeanalizować, czy osoby te posiadają niezbędną wiedzę oraz czy posiadają niezbędne zasoby, odpowiednie hasła i dostępy do systemu. Innymi słowy, trzeba mieć opracowany plan działania.
Być może to już ostatni moment aby właściwie się przygotować na skutki epidemii i aby sprawdzić czy opracowane procedury działają. Warto również je przetestować.
Warto również zastanowić się nad ograniczeniem urlopów wypoczynkowych. Zdajemy sobie sprawę, że takie działania nie są entuzjastycznie odbierane przez pracowników, jednak warto wziąć pod uwagę, że w obecnej sytuacji nasz personel może być nieco bardziej wyrozumiały.
Krok 3 – Skutki uboczne
Każda sytuacja kryzysowa pociąga za sobą pewne skutki uboczne. Mogą pojawić się problemy z dostępnością i terminowością dostaw surowców, a to z kolei będzie wpływać na Twoją zdolność do wywiązywania się z postanowień umownych oraz wpływać na płynność finansową.
W tym miejscu warto dokonać inwentaryzacji potrzebnych materiałów i surowców oraz sprawdzić czy dysponujesz odpowiednimi zapasami finansowymi, aby poradzić sobie w tej trudnej sytuacji. Ogólna panika prawdopodobnie znacznie utrudni dostępność niektórych produktów i surowców. Należy zatem przeanalizować, czy część zasobów możemy zmagazynować, pozyskać z innego źródła lub zastąpić czymś innym aby zapewnić sobie ciągłość działania.
Warto też szczerze i otwarcie rozmawiać ze swoimi klientami i dostawcami (Ile naprawdę potrzebujesz? Czy możemy dostarczyć połowę teraz, a resztę wysłać w późniejszym terminie?).
Krok 4 – Bądź skoncentrowany
Nadszedł czas, aby być skoncentrowanym na problemie i uważnie obserwować otoczenie. Wiedząc, co jest ważne z punktu widzenia Twojej organizacji, możesz dokładniej monitorować sytuację i czekać aż wszystko powróci do normalności.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemu zarządzania ciągłością działania ISO 22301 i tego jak może on pomóc Twojej organizacji przetrwać kryzys skontaktuj się z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego lub weź bezpłatny udział w weebinarze, który odbędzie się 26 marca 2020 (webinar prowadzony będzie w języku angielskim).