Analizując otoczenie zastanawiam się na ile działania podejmowane przez przedsiębiorstwa posiadające certyfikaty ISO odnośnie potencjalnego zagrożenia związanego z koronawirusem i choroby COVID-19 są działaniami ad hoc, a ile z nich jest działaniami systemowymi opisanymi w funkcjonujących w firmach systemach zarządzania, planach postępowania w sytuacji kryzysowej lub potencjalnie kryzysowej.
W odpowiedzi na powyższe w związku z potwierdzeniem pierwszego przypadku wystąpienia koronawirusa i choroby COVID-19 na terenie Polski, w trosce o nasze zdrowie i bezpieczeństwo publiczne ISOQAR CEE sugeruje upewnić się, czy Państwa systemy zarządzania i opracowane procedury w tym monitorowania kwestii zewnętrznych i wewnętrznych wzięły pod uwagę możliwość wystąpienia epidemii.
Zgodnie z wymaganiem norm z rodziny systemów zarządzania w rozdziale 4, organizacja powinna określić kwestie wewnętrzne i zewnętrzne istotne dla celu i strategicznego kierunku jej działania, oraz takie, które wpływają na zdolność organizacji do osiągnięcia zamierzonego wyniku.
Kwestie zewnętrzne i wewnętrzne powinny być monitorowane i przeglądane przez organizację działającą zgodnie z wymaganiami wybranych norm.
Wydaje się, że potwierdzony pierwszy przypadek koronawirusa i choroby COVID-19 jest właśnie taką kwestią.
Norma w tym samym rozdziale wymaga, aby organizacja zidentyfikowała potrzeby i oczekiwania stron zainteresowanych.
Organizacja musi również wziąć pod uwagę wpływ lub potencjalny wpływ zidentyfikowanej strony na zdolność organizacji do stałego dostarczania wyrobów i usług, które spełniają wymagania klienta oraz zastosowania wymagań prawnych i regulacyjnych.
Zgodnie z wymaganiem organizacja powinna monitorować i przeglądać informacje dotyczące stron zainteresowanych i ich potrzeb.
Należy podejrzewać, że potrzeby i oczekiwania stron zainteresowanych, np.: pracowników, klientów, dostawców, najwyższego kierownictwa, czy służb państwowych mogą ulec zmianie w stanie podwyższonego zagrożenia, czy wystąpienia epidemii.
Dla każdej zidentyfikowanej kwestii zewnętrznej oraz zmieniających się potrzeb zainteresowanych stron, organizacja powinna zgodnie z wymaganiami opisanymi w rozdziale 6 zidentyfikować ryzyka i możliwości, które zapewnią, że firma osiągnie zamierzone wyniki, i nie dopuści do wystąpienia niepożądanych skutków lub je ograniczy.
Dla zidentyfikowanych ryzyk i możliwości organizacja powinna również opracować działania, oraz sposób, w jaki te działania będą wspierać podejście procesowe i ocenę skuteczności tych działań.
Każda firma powinna przeanalizować obecną sytuację i zastanowić się nad możliwymi scenariuszami - co może się wydarzyć i co będzie robić w sytuacji, gdy ryzyko będzie rosło lub malało, itp.
Podejmowane działania odnoszące się do ryzyk i możliwości powinny być proporcjonalne do potencjalnego wpływu na zgodność wyrobów i usług.
Biorąc pod uwagę doniesienia rządowe i medialne choroba COVID-19 może rozprzestrzeniać się w szybkim tempie. Skutki dla wszelkiego rodzaju organizacji mogą mieć różny wpływ, zaczynając od problemów z łańcuchem dostaw, a kończąc na objęciu kwarantanną pracowników, co może wpłynąć na ograniczenie możliwości dostarczania wyrobów i usług, a tym samym na spełnienie wymagań kontraktowych, umownych oraz na osiągnięcie wskaźników finansowych organizacji.
Paweł Dąbrowski