Jak doskonalić System Zarządzania Jakością w Twojej firmie?

Jak doskonalić System Zarządzania Jakością w Twojej firmie?

System zarządzania jakością ma na celu zapewnić, że wszystkie działania są spójne i zapewniają najwyższą efektywność organizacji. Skuteczny system służy minimalizacji błędów, zbędnych działań i idących za nimi kosztów jakości. Stanowi filar zaufania w relacjach z klientem.

 

Przykłady pokazały jednak, że Systemy, które po wdrożeniu nie były weryfikowane i ulepszane stawały się ciężarem -  zarówno dla kadry zarządzającej jak i dla każdego pracownika firmy. Dlatego podstawowym założeniem wszystkich Systemów Zarządzania jest ciągłe doskonalenie, by zapewnić pełną efektywność działań, zlikwidować zbędne koszty i tym samym zmaksymalizować zyski z każdej transakcji.

 

Oto 10 prostych sposobów na doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością.

 

1. Analiza i ocena aktualnego System Zarządzania Jakością

Organizacje muszą przyjrzeć się swoim obecnym praktykom, aby zidentyfikować wszelkie rozbieżności między tym, co dzieje się w firmie, a tym co powinno być wykonywane. Wszelkie kroki, które nie dodają wartości, a stanowią koszt muszą zostać zidentyfikowane, usunięte lub ulepszone. Narzędziem do takiej analizy są: wywiady z pracownikami w krytycznych punktach kontroli, przegląd dokumentacji czy obserwacja przebiegu procesów.

 

2. Pełne zaangażowanie w doskonalenie

Aby każdy system zarządzania jakością mógł się doskonalić, ważne jest, aby pracownicy na każdym szczeblu byli zaangażowani w ocenę wydajności i skuteczności procesów oraz wdrażanie lepszych rozwiązań. Warto także stworzyć procedury umożliwiające pracownikom wdrażać swoje ulepszenia do procesów, bez angażowania najwyższego kierownictwa. To pracownicy, którzy na co dzień uczestniczą w procesach są specjalistami w swoim obszarze. Pamiętaj, by doceniać ich za zaangażowanie – nie musi to być gratyfikacja finansowa.

 

3. Włącz wszystkich do programów szkoleniowych

Za System Zarządzania Jakością nie odpowiada tylko jeden specjalista czy pojedynczy dział. Wszyscy pracownicy powinni być zaangażowani w poprawę i optymalizację usług i procesów. By to robić, muszą mieć odpowiedni zestaw umiejętności i kompetencji, który należy aktualizować przez cały okres zatrudnienia. Warto stworzyć program szkoleniowy dla nowych i obecnych pracowników. Programy te powinny tworzyć umiejętności i zdolności oraz zmniejszać opór przy wdrażaniu nowych pomysłów na ulepszenia.

 

4. Zdefiniuj jasne cele i zadania

SZJ powinien mieć wyznaczone konkretne oraz mierzalne cele. Jeżeli nie zostanie wytyczona jasna ścieżka ich osiągania, istnieje ryzyko, że ludzie będą naprawdę ciężko pracować, ale nieefektywnie i w różnych kierunkach. Warto zaznajomić pracowników z celami organizacji oraz okresowo informować o ich etapie realizacji. Działanie to wzmocni poczucie odpowiedzialności oraz sprawczości pracowników.

 

5. Użyj właściwych kluczowych wskaźników wydajności

Organizacje muszą starannie wybrać i przejrzeć swoje KPI (kluczowe wskaźniki wydajności). KPI pozwalają organizacji dowiedzieć się, jak wydajne są procesy i wskazują, gdzie mogą wystąpić problemy. Jeżeli nie dają rzeczywistego ogólnego obrazu tego, w jakim miejscu znajduje się organizacja pod względem jakości, należy ponownie przyjrzeć się, aby zmienić lub ulepszyć to, co i jak mierzy się wyniki.

 

6. Spraw, aby system był prosty

System zarządzania jakością, który jest niezwykle złożony i przeładowany dokumentami, nie służy organizacji. Jeśli dokumenty i procedury są długie i skomplikowane, jest bardzo prawdopodobne, że pracownicy nie będą z nich korzystać. Jeżeli procesy uwzględniają zbędne czynności, zwiększa to ryzyko zaniedbań oraz marnowania cennego czasu. Oceń system i upewnij się, że to System służy Twojej organizacji i jest w jak najwyższym stopniu prosty i przejrzysty.

 

7. Łącz pracowników różnych działów

Organizacje zmagają się z brakiem kooperacji oraz oporami w wymianie informacji między pracownikami różnych działów. Współpraca w tworzeniu ulepszeń między specjalistami odmiennych działów, zapewni im holistyczną i strategiczną perspektywę. Wszyscy pracownicy powinni patrzeć na swój obszar jak na część systemu, którego jakościowy produkt ma przynosić jak najwyższe zyski, a wymagać maksymalnie zoptymalizowanego nakładu.

 

8. Miej postawę projakościową

Aby osiągnąć wyznaczone cele, organizacje muszą zidentyfikować i wykryć problemy, ale koncentrować się przede wszystkim na ulepszeniach. Celem jest wyjście z etapu ciągłego analizowania awarii i defektów, a przejście do poszukiwania korzystnych rozwiązań. Nastawienie kadry zarządzającej jest kluczowe w utrzymaniu środowiska rozwoju firmy.

 

9. Analizuj wdrożone działania naprawcze

Na pewne problemy trzeba spojrzeć retrospektywnie – czy już się pojawiały, czy zostały wprowadzone działania naprawcze oraz czy okazały się być skuteczne. Bez analizy skuteczności podejmowanych działań, nie jest możliwe znalezienie prawdziwego remedium na pojawiające się błędy i rosnące koszty.

 

10. Skorzystaj z pomocy innych specjalistów

W każdej organizacji można wprowadzić szereg modyfikacji, dążących do wyeliminowania zbędnych procesów oraz idących za tym nakładów finansowych firmy. Warto jednak pamiętać, że normy zgodnie z którymi są certyfikowane Systemy gwarantują jakość, ale dążą także do pełnej transparentności procesów i redukcji kosztownych błędów.

 

W ISOQAR znamy szereg rozwiązań, które są zgodne z wymogami norm. Nasi auditorzy wierzą, że procesy i rozwiązania przede wszystkim mają być praktyczne i skuteczne. Motto firmy ISOQAR brzmi „Jesteśmy dostępni”. W przypadku wszelkich pytań odnośnie optymalizacji i certyfikacji Systemów Zarządzania jakością jesteśmy do Państwa dyspozycji.

Skontaktuj się z nami

„Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej RODO) informujemy, iż Administratorem Państwa danych osobowych jest ISOQAR CEE sp. z o.o  z siedzibą w Warszawie,  adres: ul.   Wąwozowa 11,  02-796 Warszawa.  Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celach kontaktowych niezbędnych do realizacji usługi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.„

>>Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez ISOQAR CEE sp. z o.o jako administratora danych osobowych, w celach otrzymywania informacji handlowych i marketingowych wysyłanych na podany adres e-mail na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Więcej informacji w Polityka prywatności

Polityka prywatności

Klauzula informacyjna w zakresie przetwarzania danych osobowych na potrzeby newsletter

W związku z obowiązywaniem od dnia 25 maja 2018 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119, str. 1), zwanego dalej „rozporządzeniem RODO”, informujemy, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ISOQAR CEE sp. z o.o  z siedzibą w Warszawie,  adres: ul.   Wąwozowa 11,  02-796 Warszawa, NIP 9512091016, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego  przez Sąd Rejonowy w dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000178492, 

  2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Krzysztofa Radtke, z którym można się skontaktować drogą elektroniczną: iod@isoqar.pl

  3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach wysyłki i otrzymywania newslettera.

  4. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywać się będzie na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE RODO

  5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu cofnięcia przez Panią/Pana zgody. 

  6. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą podmioty, którym Administrator zleca wykonywanie czynności, z którymi wiąże konieczność przetwarzania danych (podmioty przetwarzające) oraz podmioty publiczne na podstawie odrębnych przepisów prawa. 

  7. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. 

  8. Ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

  9. W przypadku uznania, że przetwarzanie przez Administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). 

  10. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem wysyłki newslettera.

  11. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą poddawane profilowaniu.

  12. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego (UK).

Klauzula informacyjna zapytanie ofertowe

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej RODO) informuję, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ISOQAR CEE sp. z o.o  z siedzibą w Warszawie,  adres: ul.   Wąwozowa 11,  02-796 Warszawa, NIP 9512091016, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego  przez Sąd Rejonowy w dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000178492, 

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Krzysztofa Radtke, z którym można się skontaktować drogą elektroniczną:  iod@isoqar.pl

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:

•             odpowiedzi na zapytanie ofertowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO

więcej informacji pod linkiem

•             kontaktu w celu przekazania informacji marketingowych i handlowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO

•             w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, polegającego na ewentualnym ustaleniu lub dochodzeniu roszczeń lub obronie przed roszczeniami, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą wspólnicy i pracownicy Administratora w zakresie swoich obowiązków służbowych na podstawie upoważnienia.

5. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej;

6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia współpracy lub do czasu cofnięcia przez Pani/Pana zgody.

7. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do przenoszenia danych.

8. Ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego- Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.;

9. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne w celu realizacji przedmiotu umowy/ jest konieczne w związku z przepisami szczególnymi ustawy (przetwarzanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym). W przypadku niewyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowy, Administrator może zrezygnować z zawarcia umowy.

10. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania tzn. żadne decyzje wywołujące wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób na nią istotnie wpływające nie będą oparte wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu danych osobowych i nie wiążą się z taką automatycznie podejmowaną decyzją.